Les avantages de la dématérialisation

La dématérialisation est un sujet stratégique pour 62% des entreprises, selon une étude de EY. C’est un enjeu important pour toute entreprise souhaitant réduire ses coûts d’exploitation et simplifier ses process. Mais à quel point ?

 

Automatiser pour plus d’efficacité

Les nouveaux usages nous poussent à utiliser nos applications du quotidien au travail pour le stockage de données dans le Cloud. De ce fait, bien souvent, chaque service d’une entreprise utilise sa solution de prédilection. Lorsqu’il faut travailler en collaboration avec un autre service, c’est là que ça se complique !

Si l’on n’a pas opté pour la dématérialisation, le manque d’automatisation a un fort impact sur les coûts. Pour chaque facture, il faut aller jusqu’au photocopieur, copier la pièce, la perforer, la ranger dans un classeur. Et au moment de la révision, il faut les rechercher pour les pointer… Cela peut représenter jusqu’à 40% du temps de traitement. Cela a pour conséquence des retards de paiement pour un quart des factures à cause d’un temps de traitement qui s’élève en moyenne à 12 jours. Beaucoup de temps perdu pour un expert-comptable !

Aujourd’hui, les cabinets d’experts-comptables peuvent proposer leur propre service de dématérialisation pour les documents de leurs clients. Plusieurs solutions existent. Le portail web collaboratif et sécurisé est assez répandu. Avec cette solution, le client charge sa facture pour que son expert-comptable puisse la vérifier. Mais un ERP comme Yourcegid Y2 Paie & RH est encore plus fluide. Le client scanne ses pièces, les documents sont automatiquement transmis au cabinet qui vérifie leur teneur et les intègre en comptabilité.

 

 

Un ERP facilite la dématérialisation

Un ERP offre une visibilité de l’ensemble du processus et un partage d’informations en temps réel entre les différentes parties prenantes. Au-delà de l’optimisation de la gestion des flux, un portail collaboratif facilite aussi les mises à jour des fournisseurs, la centralisation des informations sur les achats (historiques, prévisions…) et des documentations (contrats, conditions générales de vente…), ainsi que la mise en place de modules dédiés à des métiers spécifiques.

Les bénéfices s’observent dans plusieurs domaines. D’abord, avec les effets concrets de l’automatisation et de la dématérialisation sur les coûts directs : réduction du cycle de traitement, économies budgétaires en passant du papier au numérique, collaboration accrue par un meilleur partage de l’information, diminution drastique du nombre d’erreurs… Ensuite, la sécurité (contrôle d’accès, archivage traçabilité, audits, gestion des risques…), et la conformité réglementaire se trouvent renforcées. Des avantages bien utiles dans un métier où les contrôles sont fréquents et minutieux.

 

Les experts-comptables tout comme les services comptabilité des entreprises ont donc tout intérêts à passer à la dématérialisation pour gagner en efficacité et en fluidité dans leur travail quotidien.